Hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử có ưu nhược điểm gì?

Ưu và nhược điểm của hóa đơn giấy

Từ trước tới nay, hóa đơn giấy hay còn gọi là hóa đơn giá trị gia tăng đã là một phần quan trọng không thể thiếu trong việc giao thương, buôn bán.

Đây là loại hóa đơn chính thức do Bộ Tài chính Việt Nam ban hành để áp dụng cho các doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh tại Việt Nam.

Loại hóa đơn này được phát hành theo nhiều bước, bao gồm: doanh nghiệp làm đơn đề nghị được sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng gửi lên chi cục thuế, khi chi cục thuế chấp nhận thì tìm nhà in đủ điều kiện để làm hợp đồng thuê in, làm hồ sơ in, sau đó làm mẫu thông báo phát hành hóa đơn đã đặt in…

Ưu điểm của hóa đơn giấy

Loại hóa đơn này có ưu điểm là độ chính xác cao vì người dùng phải mất nhiều thời gian, công sức cho việc chuẩn bị giấy tờ có liên quan cũng như thực hiện đầy đủ các công đoạn để đáp ứng yêu cầu của cơ quan thuế.

Nhược điểm của hóa đơn giấy

Nhược điểm của hóa đơn này là chi phí in ấn, lưu trữ loại hóa đơn này khá lớn, đặc biệt với các doanh nghiệp lớn, lượng giao dịch nhiều.

Thêm vào đó, việc vận chuyển, thanh toán hóa đơn giữa các bên như chi phí chuyển phát nhanh cũng sẽ tiêu tốn không ít tiền, và có thể xảy ra tình trạng thất lạc hóa đơn trong quá trình vận chuyển.

Hơn nữa, một nhược điểm khá lớn của hóa đơn đỏ dạng giấy chính là có thể bị làm giả gây thất thu ngân sách, cũng như gây khó khăn trong việc kiểm soát và bảo vệ doanh nghiệp chân chính.

Ưu và nhược điểm của hóa đơn điện tử

Kể từ tháng 11/2020, hóa đơn điện tử là hạng mục bắt buộc phải sử dụng đối với mọi doanh nghiệp Việt.

Đây là loại hóa đơn tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

Và có thể hiểu đơn giản hơn, hóa đơn điện tử là loại hóa đơn giống như hóa đơn tự in/đặt in (hóa đơn giấy) như chúng ta thường sử dụng nhưng nó được tạo, lập bằng website hoặc phần mềm xuất hóa đơn điện tử được “sản xuất” bởi các nhà cung cấp hóa đơn điện tử. Và các nhà cung cấp này phải được Bộ Tài Chính cấp phép. Ví dụ như hóa đơn điện tử VNPT.

Ưu điểm của hóa đơn điện tử

Tiết kiệm tối đa chi phí in ấn cho doanh nghiệp

Với sự xuất hiện của hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể giảm thiểu tới 90% kinh phí cho việc in ấn hóa đơn đỏ, chi phí đầu tư cho máy móc, văn phòng phẩm cũng như nguồn nhân lực để thực hiện công đoạn phát hành cũng như in ấn hóa đơn

Tiết kiệm tối đa thời gian

Với hệ thống máy tính của doanh nghiệp, việc tạo lập, chỉnh sửa, xử lý hóa đơn vô cùng đơn giản, bởi chỉ cần một vài thao tác trên bàn phím máy tính.

Gửi hóa đơn bằng cú click chuột

Khi muốn xuất hóa đơn đỏ cho những đối tác – khách hàng ở xa, doanh nghiệp cần bỏ ra một khoản chi phí không nhỏ để thuê đội ngũ chuyển phát nhanh nhằm vận chuyển được hóa đơn đỏ tới tay khách hàng.

Tuy nhiên, khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể dễ dàng xuất hóa đơn đỏ cho khách hàng qua thư điện tử hay tin nhắn điện tử, việc lưu trữ hóa đơn cũng trở nên đơn giản hơn bao giờ hết – chỉ cần sắp xếp hóa đơn vào một thư mục trên máy tính. Như vậy, doanh nghiệp chỉ cần bỏ ra chi phí bằng 1/10 so với trước đây nhưng vẫn nhận được hiệu quả công việc tương đương.

Khi cần lưu trữ hóa đơn, doanh nghiệp cần phải in ra rồi thuê người quản lý. Do vậy, mỗi doanh nghiệp còn cần phải chi trả cho một đội ngũ nhân sự để lưu trữ, quản lý cũng như chuyển phát hóa đơn – những khoản chi này ảnh hưởng rất lớn tới nguồn ngân sách của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, với hóa đơn điện tử, các thông tin, hóa đơn sẽ được lưu trực tiếp trên hệ thống. Từ đó việc lưu trữ, quản lý, tìm kiếm cũng dễ hơn bao giờ hết.

Loại bỏ rủi ro hóa đơn giả, đảm bảo sự an toàn và chính xác

Bởi vì mỗi hóa đơn điện tử đều có mã số xác thực của Tổng cục thuế (khách hàng chỉ cần truy cập vào trang website chính thức của cơ quan thuế để kiểm tra) gắn với mã số thuế của từng công ty nên việc làm giả hóa đơn điện tử là điều không thể. Điều này giúp người tiêu dùng an tâm tin tưởng hơn vào doanh nghiệp cũng như là phương thức để mỗi doanh nghiệp chân chính tự bảo vệ mình.

Giảm thiểu quy trình thủ tục hành chính

Nhắc tới ưu điểm của hóa đơn điện tử không thể không nhắc tới sự nhanh chóng, tiết kiệm thời gian cũng như giảm thiểu các bước thủ tục hành chính nhiêu khê, rườm rà.

Với loại hình hóa đơn truyền thống, doanh nghiệp phải mất tới 2 tuần để mẫu hóa đơn được phê duyệt. Không chỉ thế, hàng tháng doanh nghiệp cần phân bổ nhân lực và thời gian để lập bản báo cáo về tình trạng sử dụng hóa đơn. Và xuất hóa đơn giấy truyền thống cần từ 15 – 20 phút với nhiều thủ tục như viết tay thông tin, xin chữ ký 2 bên, đóng dấu, vào hồ sơ,…

Khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể tự thiết kế mẫu hóa đơn và được phê duyệt trong vòng 24h đồng hồ, việc xuất hóa đơn cũng như gửi đến tay người tiêu dùng chỉ mất 4-5 phút với một vài thao tác nhấp chuột trên máy tính.

Nâng cao tính thẩm mỹ

Xét về mặt thẩm mỹ, hóa đơn điện tử được trình bày dễ nhìn, chuyên nghiệp hơn nhiều so với phương thức hóa đơn giấy truyền thống.

Khi có sai sót về thông số, với hóa đơn giấy người tạo hóa đơn sẽ phải gạch xóa hoặc xuất hóa đơn mới. Còn đối với hóa đơn điện tử, chỉ cần chỉnh sửa đơn giản, rất đẹp mắt.

Nhược điểm của hóa đơn điện tử