Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử lần đầu cho doanh nghiệp mới

Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử lần đầu cho những doanh nghiệp mới có thể thực hiện đăng ký bằng hai cách là trực tuyến hoặc tại văn phòng giao dịch. Tuy nhiên, dù thực hiện bằng cách nào thì các bạn đều phải chuẩn bị đầy đủ giấy tờ liên quan.

Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử lần đầu

Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử với nhà cung cấp

Hồ sơ, thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử lần đầu với nhà cung cấp VNPT bao gồm:

• Giấy phép kinh doanh
• Chứng minh nhân dân của chủ doanh nghiệp

Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan thuế

Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử lần đầu với cơ quan thuế bao gồm:

• Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (Theo mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)

(Tải mẫu Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử)

• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (Theo mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)

(Tải mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử)

• Hóa đơn mẫu (do doanh nghiệp khởi tạo mẫu thông qua phần mềm hóa đơn điện tử)

Quy trình đăng ký hóa đơn điện tử lần đầu

Đối với doanh nghiệp lần đầu đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, trước tiên, bạn cần phải tìm được cho mình nhà cung cấp phù hợp, uy tín, chất lượng.

Hiện nay trên thị trường có 16 đơn vị được nhà nước cấp phép cung cấp hóa đơn điện tử, trong đó có VNPT. Do đó, bạn có thể đăng ký sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử của VNPT hoặc bất kỳ nhà cung cấp nào khác.

Sau khi đã chọn được nhà cung cấp phần mềm HĐĐT là VNPT, bạn sẽ được VNPT cấp mã truy cập. Lúc này, bạn cần đăng nhập, khởi tạo mẫu hóa đơn, lập quyết định áp dụng, thông báo phát hành hóa đơn điện tử. Kế đó là nộp hồ sơ tới cơ quan thuế.

Và sau 2-5 ngày là có thể sử dụng.

Những lưu ý khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu

Thời gian quy định bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử đã rất cụ thể và rõ ràng, thủ tục, quy trình đăng ký cũng được các nhà cung cấp phổ cập, hướng dẫn cụ thể.

Tuy nhiên trong quá trình triển khai, vì nhiều lý do khác nhau mà không ít doanh nghiệp vẫn còn gặp sai lầm dẫn tới những rủi ro không mong muốn.

Chính vì vậy, các doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ để tránh mắc phải những sai lầm.

Cần nắm rõ ràng và đầy đủ các quy định về hóa đơn điện tử

Lộ trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử luôn bám sát các văn bản Pháp luật của Chính phủ, doanh nghiệp cần cập nhật thường xuyên và nắm vững các quy định.

Bởi các văn bản Pháp luật về hóa đơn điện tử là căn cứ pháp lý và hướng dẫn để mỗi doanh nghiệp thực hiện. Vì vậy, nếu doanh nghiệp không nắm vững các quy định thì có thể gặp các rủi ro khôn lường như: bị phạt hành chính, ảnh hưởng đến uy tín và hoạt động của doanh nghiệp.

Cơ sở hạ tầng cần đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp

Cơ sở hạ tầng là toàn bộ những điều kiện vật chất để phục vụ cho triển khai của doanh nghiệp. Trong quá trình triển khai, vì nhiều đơn vị đánh giá sai về quy mô của cơ sở hạ tầng và nhu cầu của doanh nghiệp dẫn tới những thất bại trong áp dụng hóa đơn điện tử.

Cụ thể như:

• Phần mềm không đáp ứng đủ các nghiệp vụ mà doanh nghiệp cần sử dụng trong quy trình khởi tạo, chỉnh sửa, xuất và gửi hóa đơn điện tử.
• Doanh nghiệp không có đủ điều kiện hạ tầng để tiến hành chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, bao gồm: điều kiện về mạng Internet, hệ thống máy móc, thiết bị điện tử, hệ thống trung tâm để lưu trữ lượng lớn cơ sở dữ liệu trong thời gian dài.
• Phần mềm không tương thích với các phần mềm sẵn có của doanh nghiệp: phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán,… nên không thể tạo thành một hệ thống hoạt động ổn định, dữ liệu không được cập nhật, gây nhiều bất tiện cho doanh nghiệp.

Không xem nhẹ vấn đề bảo mật và an toàn dữ liệu

Khi đưa toàn bộ dữ liệu lên hệ thống trực tuyến, vấn đề an toàn bảo mật dữ liệu là vô cùng quan trọng mà mọi doanh nghiệp cần hết sức lưu ý. Đặc biệt đây là những thông tin liên quan đến tình hình Tài chính – Kế toán của doanh nghiệp.

Vì thế các doanh nghiệp cần phải chú trọng đặc biệt tới vấn đề này để không bị đối thủ hoặc các đối tượng xấu xâm nhập và đánh cắp nhiều thông tin của doanh nghiệp hoặc có biện pháp dự phòng, khắc phục và xử lý sự cố nên khi mất dữ liệu.

Chọn đúng nhà cung cấp hóa đơn điện tử

Việc lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử được xem như nền tảng quyết định đến chất lượng toàn bộ quy trình kế toán của doanh nghiệp sau này. Tuy nhiên vì một số doanh nghiệp không tìm hiểu kỹ, dẫn đến những sai lầm trong khâu lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử.

Do đó, chung tôi khuyên bạn nên lựa chọn các nhà cung cấp hóa đơn điện tử có năng lực, quy mô lớn, nhiều kinh nghiệm, bảo mật cao, giao diện thân thiện với người dùng như VNPT.

Tham khảo bài viết: danh sách các nhà cung cấp hóa đơn điện tử để có thể lựa chọn đúng cho mình được nhà cung cấp uy tín.

Tổng kết

Trên đây là những thông tin về thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử lần đầu mà chúng tôi muốn chia sẻ tới các bạn. Mọi thắc mắc, xin vui lòng liên hệ tới đường dây nóng của Wifi VNPT để được tư vấn kỹ hơn.